新入社員向け教育マニュアル作成のポイントは？　テンプレートの活用方法も紹介

新入社員教育の質を高めるためには、教育マニュアルの作成が効果的です。教育マニュアル作成の際には、いくつかの押さえるべきポイントがあります。さらにテンプレートを活用すると、分かりやすいマニュアルを効率良く作成できるでしょう。

本記事では、新入社員向け教育マニュアルを作成する際のポイントを紹介します。マニュアル作成におけるテンプレートの活用法にも触れるので、マニュアル作成をスムーズに進めたい方はぜひ参考にしてください。

新入社員の教育マニュアルにテンプレートを使用するメリット

新入社員教育を効率良く進めるなら、テンプレートを活用してマニュアルを作成するのがおすすめです。マニュアル作成にテンプレートを活用するメリットは次の3つです。

・作成時間を短縮できる
・内容の抜け漏れを防げる
・品質を統一できる

テンプレートがない場合、マニュアルのデザインや構成、記載内容を一から考える必要があります。しかし、テンプレートを利用すればマニュアル作りを効率化でき、作成時間の大幅な削減につながります。またテンプレートには最低限必要な内容がすでに盛り込まれているため、項目の抜け漏れを防げます。

さらに複数人でマニュアルを作成したり、後から内容を追加したりすると、マニュアルの見た目がばらばらになりがちです。一方、テンプレートを使用すると見た目に統一感が出て、より分かりやすいマニュアルが作成できます。マニュアルはテンプレートを活用して効率良く作成し、実際の新入社員教育へ力を注ぎましょう。

新入社員教育マニュアルの作成方法

新入社員の教育マニュアルを作成する手順は、次の通りです。

1.情報を整理する
2.内容を作成する
3.フィードバックを受ける

それぞれのステップについて詳しく解説します。

1. 情報を整理する

まずは、マニュアルに載せる情報の整理から始めましょう。

いきなりマニュアルの文章から作成すると、情報の抜け漏れが起こりやすくなります。新入社員の教育マニュアルの作成時に重要なコンテンツは、業務内容とその進め方が視覚的に伝わること、業務フローの重要なポイントがわかりやすいこと、社内ツールやソフトの使い方など多岐に渡ります。マニュアルに記載したい情報を書き出した上で、構成を考えると良いでしょう。

2. 内容を作成する

次に、整理した情報をマニュアルの形式にまとめます。

このときにテンプレートを活用すると、必要な内容を埋めるだけでマニュアルが完成するため、短時間で効率良く作成できます。マニュアルは、新入社員の目線で分かりやすいものになるように心掛けましょう。マニュアルを作成する際のポイントは、後ほど解説します。

3. フィードバックを受ける

マニュアルが一通り完成したら、他の社員からのフィードバックを受けましょう。

先輩社員や上司、後輩に確認してもらうことで、情報の抜け漏れ、理解しにくい表現や表記に気付けます。さらに、マニュアルの完成度をより高めるなら、実際に新入社員に利用してもらい、フィードバックを受けると良いでしょう。教育マニュアルは、さまざまな人に確認してもらいながら改善を続けることが大切です。

新入社員教育マニュアルを作成するときのポイント

実用的な新入社員教育マニュアルを作成するためには、押さえるべきいくつかのポイントがあります。事前に把握して、効率良くマニュアル作成を進めましょう。

目次を付ける

マニュアルに目次を付けると、利便性が向上します。

目次があると、教育マニュアルを利用する新入社員が全体的な内容や情報の流れを理解しやすくなります。また情報がどこに記載されているかが分かるため、必要な情報にたどり着きやすくなることも目次のメリットです。利便性が高いマニュアルは、教育のときだけでなく、実際の業務の中でも活躍するでしょう。

さらにマニュアルの作成者も、目次があることで情報の抜け漏れや重複を把握しやすくなります。効率良くマニュアル作成を進めるためにも、目次を付けましょう。

分かりやすく簡潔に書く

業務に精通していない新入社員でも理解できるように、マニュアルは分かりやすく簡潔にまとめることを心掛けましょう。

専門用語はできる限り使用せず、平易な言葉を用いて冗長にならないように書くことが大切です。全てをテキストだけで伝えようとすると、読み手の理解に時間がかかる場合があります。ステップに分ける、箇条書きにするなどの工夫も必要です。

また図やイラスト、写真の使用も効果的です。テキストでは伝わりにくい内容も、視覚的に理解しやすくなります。動きがある方が伝わりやすいのであれば、動画の活用もおすすめです。新入社員が理解しやすいマニュアルになるように、検討しながら作成を進めましょう。

重要事項を識別しやすくする

どこが重要事項なのか把握できるように、マニュアルを工夫しましょう。

新入社員は情報の優先度が分かりません。そのため、マニュアルの作成者が優先度を判断して、重要事項を分かりやすく示す必要があります。

具体的には、重要事項を太字にする、文字色を変えるなどの方法があります。前述した図やイラスト、写真、動画の利用も有効です。ただし、図やイラストを多用し過ぎたり、文字色を変え過ぎたりすると、かえって重要事項が分かりにくくなってしまいます。マニュアルに記載する情報整理の段階で、情報の優先度を検討しておくと良いでしょう。

全体のトーンをそろえる

複数人で分担してマニュアル作成を進める場合、全体のトーンがそろうように調整しましょう。

複数人で作成したマニュアルを合わせると、担当者ごとに文体やレイアウトなどが違うため、読みにくいマニュアルになりがちです。マニュアルを手分けして作成したときは、最後に責任者が全体のトーンを調整する必要があります。

複数人でマニュアルを作成する際も、テンプレートの活用がおすすめです。担当者ごとのばらつきが少なくなるため、最後の調整作業の手間が削減されます。テンプレートを利用して、統一感があり読みやすいマニュアルを作成しましょう。

定期的に更新する

マニュアルの内容は定期的に見直し、必要があれば更新しましょう。

作業手順の変更や新しいツールの導入など、マニュアルに記載されている内容に変更があれば、新しい情報を反映させる必要があります。内容の更新が行われなければ、古い情報ばかりが掲載されたマニュアルになってしまいます。その結果、せっかく作成したマニュアルが形だけの存在になってしまうかもしれません。

更新作業をスムーズに進めるために、あらかじめ更新するタイミングや担当者を決めておくと良いでしょう。

デジタル化する

さらに利便性を高めるためには、マニュアルのデジタル化も検討しましょう。

情報量が多くなると、紙媒体では持ち運びしにくくなり検索性も低下します。印刷や保管にも手間がかかるでしょう。しかし、マニュアルをデジタル化してクラウド上で保管すれば、時間や場所を問わず情報にアクセスできます。必要な情報を探しやすくなり、ペーパーレス化にも貢献できます。さらに、情報更新が容易なこともメリットです。

デジタル化に関して詳しい人材が社内にいない場合は、マニュアル作成専用ツールの利用がおすすめです。専用ツールを使えば簡単にマニュアルを作成できる上に、デジタル化の手間が省けます。マニュアルをデジタル化するなら、専用ツールの導入を検討してみましょう。

製造工程のマニュアルは分けて作成しましょう

製造業の場合、社内業務の進め方と実際の製造工程におけるマニュアルがそれぞれ必要になってくるかと思います。
どちらのマニュアルについても抑えるべきポイントは近いですが、製造工程のマニュアルはより視覚的な情報を追加し、作業手順を詳細にしたマニュアルを用意することで新入社員だけでなく労働者の作業効率化・品質の均一化へ繋がります。
製造工程のマニュアル作成時に抑えるべきポイントは以下の2点です。
・作業手順マニュアルへ画像や動画等視覚的にわかりやすい情報を追加する
・手順の途中で品質管理上確認すべきポイントを都度伝え、管理できるようにする

新入社員向けマニュアルはテンプレートを活用して効率良く作成しよう

新入社員向け教育マニュアルの作成は、手間のかかる大変な作業です。さらに、分かりやすく使い勝手の良いマニュアルを作るためには、さまざまな工夫が必要です。作成時の負担を軽減し、効率的に作業を進めたい場合は、テンプレートを活用しましょう。

マニュアル作成ソフト「ビジュアル先生PRO」について

製造工程のマニュアル作成には、成電社が提供する「ビジュアル先生PRO」をおすすめします。「ビジュアル先生PRO」は製造業におけるマニュアル作成に特化したソフトウェアです。紙芝居式に画面を表示するため、先ほど紹介した製造工程におけるマニュアル作成のポイントをしっかり押さえています。効率的に分かりやすい製造工程の管理マニュアルを作成したい方は、「ビジュアル先生PRO」の導入を検討してみましょう。
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